Het onboarden van nieuwe collega’s; wat helpt en wat niet?
Je hebt net een nieuwe collega aangenomen — en dan? Een goede onboarding bepaalt voor een groot deel of iemand snel bijdraagt aan jouw organisatie, of dat het maanden duurt voor hij of zij echt op stoom komt.
In een tijd van hybride werken vraagt dat om een doordachte aanpak. Wat werkt wel en wat niet? En hoe pakken wij dit bij Velde aan? Dat lees je in dit artikel.
Wijs een buddy aan
Van groot belang: een buddy. Een persoon waarbij je nieuwe collega altijd terecht kan. Een persoon die alle ins en outs van de organisatie en de functie kent. Die hem of haar in het gehele takenpakket mee kan nemen, kan leren, kan ondersteunen, kan coachen. Maar die de nieuwe collega ook meeneemt in normen en waarden van de organisatie.
Een inwerk map
Zorg dat er de eerste dag van je nieuwe collega een inwerk-map klaarligt met alle benodigde informatie voor de eerste paar weken. Maak een beknopte planning voor de eerste maand, zodat je nieuwe collega weet wat hem of haar wanneer te wachten staat. Bij Velde nemen we in deze map ook een organigram op. En aangezien wij met afkortingen van namen werken, ook een lijst met de volledige namen van de collega’s. Toch wel handig om iemand met zijn of haar voornaam aan te kunnen spreken…
Deze inwerk-map geeft je nieuwe collega rustig de tijd om alles door te nemen en om afspraken in te plannen met collega’s. Overspoel hem of haar de eerste dag(en) dan ook niet met een ‘shit-load’ aan informatie. Uiteindelijk wordt de helft van al deze informatie maar opgepikt. Daar heeft je nieuwe collega niets aan, maar de organisatie uiteindelijk ook niet. Het sleutelwoord: doseren!
Meer dan alleen handen schudden
Onboarden is meer dan alleen de handen van alle collega’s schudden. Het is ook écht elkaar leren kennen. Welke rol heeft collega x en welke verantwoordelijkheden heeft collega y? Hoe werken zij samen? Hoe werken de verschillende teams samen? Bij Velde plannen we vooraf al een aantal kennismakingsgesprekken in de agenda van de nieuwe collega in. Hierdoor heeft hij of zij al een aantal werkzaamheden, waardoor de nieuwe collega zich vanaf dag een al van toegevoegde waarde voelt. Maar geven ook een lijstje in de inwerk-map mee, zodat de nieuwe collega de eerste weken zelf ook een aantal kennismakingsgesprekken in kan plannen.
Tip: enthousiasmeer nieuwe collega’s ook om deel te nemen aan ‘activiteiten’. Nu klinkt activiteiten nogal groot, maar het kan ook de lunchwandeling zijn waar je hem of haar meevraagt. Tijdens de lunchwandeling bespreek je toch vaker andere onderwerpen die niet werk gerelateerd zijn en bouw je sneller een band met elkaar op.
Tijd
Het klinkt o zo logisch… maar vaak wordt hier te gemakkelijk over gedacht. Iedereen heeft het druk, er is snel behoefte aan een extra paar handen en in het ergste geval: geen zin. Laat dit geen excuses zijn om het onboarden van je nieuwe collega af te raffelen. Ben je er bewust van dat het onboarden van een nieuwe collega tijd kost. Dit is niet binnen 2 weken voltooid. Je kunt ook niet verwachten dat je nieuwe collega zo snel al alle ins en outs van de organisatie en de functie kent.
Geef hem of haar de tijd om alles rustig in zich op te nemen, vragen te stellen en dingen te ontdekken.
Verwachtingen
Het managen van verwachtingen, een belangrijk onderdeel al voorafgaand aan de onboarding. Het begint met een duidelijk en eerlijk verhaal over de organisatie en de baan. Denk aan arbeidsvoorwaarden, introductie en loopbaanmogelijkheden. Ben als werkgever hier eerlijk en transparant over. Maar geef ook de nieuwe medewerker ruimte om zijn of haar verwachtingen uit te spreken. Dit is ook de reden dat wij bij Velde bij een eerste of tweede contactmoment verwachtingen en beloften expliciet maken.
Terugblik
Belangrijk in het onboardingstraject is ook om een evaluatie momenten te plannen. Bij Velde doen we dit wekelijks. We evalueren dan de week en kijken ook vooruit naar de komende week/weken. Maar ook wordt er gekeken naar het traject in zijn algemeen. Vraag feedback aan de nieuwe collega. Wat vond je positief? Wat zou volgens jou anders kunnen? Niet alleen de nieuwe collega kan veel van de organisatie leren, maar ook andersom!
Een warm welkom
Een nieuwe medewerker wil bevestigd hebben dat hij of zij een goede keuze heeft gemaakt door bij jouw organisatie in dienst te treden. Wanneer je merkt of ziet dat de medewerker goed op weg is, geef hem of haar een compliment. Laat je waardering blijken. Jij wilt toch ook niets liever dan dat de nieuwe collega tegen iedereen vertelt: ‘wauw, wat heb ik een toffe baan en werkgever!’. Diegene wil trots zijn op de keuze die hij of zij heeft gemaakt.
Liever persoonlijk contact?
Velden met een * zijn verplicht
