Hoe je met feedback van sollicitanten ambassadeurs maakt
De krapte op de arbeidsmarkt is nog altijd volop aanwezig. Het aantal vacatures is historisch hoog en het aantal werklozen historisch laag. Iedereen die op zoek is naar een andere baan, heeft een ruime keuze. Daar vertellen we niets nieuws mee.
Juist in deze markt is het extra belangrijk om zorgvuldig te communiceren met je mogelijke nieuwe collega’s. Het liefst kom je tot een samenwerking. Mocht dat niet lukken, dan wil je er in ieder geval voor zorgen dat ze ambassadeurs van je merk of organisatie zijn. Feedback speelt daarbij een belangrijke rol.
Geen kans voor verbetering
Internationaal onderzoek heeft uitgewezen dat 70 procent van de sollicitanten bij grote bedrijven niet hoort waarom ze niet zijn gekozen. Ze krijgen geen feedback en dus hebben ze geen kans om zichzelf een volgende keer te verbeteren.
Bij Velde vinden we dat dit anders kan. Anders moet!
Iemand investeert tijd en energie om zichzelf te presenteren aan jouw organisatie. Als werkgever kan je hem of haar hiervoor bedanken door kennis te delen en tips te geven om het de volgende keer beter te doen. Lastig? Zeker. Te leren? Absoluut!
Gezichtsverlies
Het is niet gek dat je feedback geven misschien vervelend of moeilijk vindt. Als mens willen we de onderlinge verhoudingen namelijk graag in balans houden en gezichtsverlies voorkomen. Bij onszelf, maar ook bij de ander. En het geven van feedback wordt vaak onterecht verward met het uiten van kritiek, de ander een mening opleggen of ongevraagd advies geven. Daarom eerst terug naar de kern: wat bedoelen we met feedback?
Feedback is een reactie op een product, resultaat of iemands uitvoering van een taak. Het is bedoeld als basis voor verbetering, om de kloof tussen het beoogde niveau en het huidige niveau te dichten.
Dit geeft meteen duidelijk het verschil aan met kritiek, want kritiek zegt alleen wat er niet goed is. Ongevraagd advies ligt nog het verste af van feedback. Want wie direct adviseert, zegt eigenlijk eerst: ik denk dat jij het niet snapt. En vervolgens: ik begrijp het wel, dus doe vooral wat ik zeg.
Waarom is feedback waardevol?
De definitie van feedback is helder. De volgende stap: waarom is het geven van feedback in het sollicitatieproces zo waardevol?
- Je geeft de sollicitant de kans om te groeien. Solliciteren is spannend. Niemand anders dan de persoon aan de andere kant van de tafel kan de sollicitant meer helpen om er beter in te worden.
- Je laat er jouw waardering mee zien. Iemand heeft de tijd en moeite genomen om bij jou te willen werken. Om zich voor te bereiden, kwetsbaar op te stellen en kritische vragen te beantwoorden. Als werkgever kan je die betrokkenheid waarderen met een persoonlijk bericht met een inhoudelijke toelichting op een afwijzing. Of beter nog, een telefoongesprek waarin je jouw waardering laat blijken en feedback geeft waar iemand écht iets aan heeft.
- Je versterkt het imago van jouw organisatie en verbetert de ‘candidate experience’. Stel dat jij na een sollicitatieronde elke afgewezen kandidaat met feedback de kans geeft om zichzelf te verbeteren? En al deze mensen vinden snel een nieuwe baan omdat ze dankzij jouw tips beter uit de verf kwamen? Dan creëer je ambassadeurs voor het leven. Ze zullen nooit vergeten dat jouw feedback mede hun loopbaan bepaalde.
— Wilko van der Velden
Feedback geven: hoe doe je dat?
Dan de hamvraag, hoe doe je dat: goede feedback geven? Feedback is een reactie, geen mening en geen oordeel. Het is een manier om iemand te helpen een nieuw niveau te bereiken. Een veelgebruikte manier van feedback geven is het 4G-model waarmee je in vier stappen effectieve feedback kunt geven.
- Beschrijf wat je ziet, wat het huidige niveau is.
- Vertel wat jij daardoor voelt of hoe dit op je overkomt (en dus mogelijk ook op anderen).
- Leg uit wat het gevolg is van dit gedrag, wat het teweegbrengt of welke conclusies eruit volgen.
- Geef aan welk gedrag gewenst of nodig is om het beoogde niveau te behalen.
Een feedback voorbeeld:
- Ik zie dat je nog niet goed weet welke doelgroepen wij bedienen.
- Dat komt op mij over alsof je minder goed voorbereid bent of nog weinig met deze doelgroepen gewerkt hebt.
- Daardoor twijfel ik of jij de persoon bent die in deze functie snel zelfstandig aan de slag kan.
- Het is voorafgaand aan een sollicitatiegesprek handig om de doelgroepen van een organisatie op te zoeken. Als je dat doet, kom je overtuigender en meer ervaren over. Dat geeft je gesprekspartner vertrouwen.
De belangrijkste tip voor effectief feedback geven: je kunt het leren. En dat leren doe je door elk gesprek goed voor te bereiden, het zorgvuldig uit te voeren en nadien je eigen handelen te evalueren.
Aan wie vraag je intern feedback op een kandidaat?
We zijn steeds uitgegaan van een één-op-één-situatie waarin jij als werkgever, leidinggevende of HR-professional in gesprek bent met een sollicitant. In werkelijkheid zijn er vaak meer mensen betrokken bij een procedure. Zoals de direct leidinggevende, misschien wel een rechtstreekse collega, de eindverantwoordelijk manager of de eigenaar.
Bij zo’n gemêleerd gezelschap is belangrijk om van te voren te bedenken: wie vraag je om feedback? En wie is of zijn de uiteindelijke beslisser(s)? Je wil wel genoeg draagvlak creëren voor de nieuwe collega. Maar als je feedback aan meerdere mensen vraagt, is de kans op consensus klein. Met het risico dat de sollicitant(en) onnodig extra onder het vergrootglas komen. Of dat je uiteindelijk start met iemand terwijl niet iedereen achter je keuze staat.
Denk daarom hier over na:
- Denk bij het inrichten van de procedure goed na over wie er bij de besluitvorming betrokken is en wat hun rol of bevoegdheid is.
- Formuleer je feedbackvraag zo concreet mogelijk en bedenk of deze vraag inderdaad bijdraagt aan de objectieve beoordeling die je nodig hebt.
- Beoordeel ieders feedback en onderzoek of het daadwerkelijk gaat om feedback, een mening of een advies.
- Benadruk tijdig dat je ieders feedback meeneemt en weegt, maar dat deze niet de volledige besluitvorming bepaalt.
Onze feedback aan solllicitanten
Onze rol in het recruitmentproces vraagt om een zorgvulidige manier van feedback geven. Vanzelfsprekend zijn wij er bij gebaat dat sollicitanten zichzelf op een optimale manier aan een werkgever presenteren. Als onze feedback daarbij helpt, zullen wij niet nalaten om deze te geven. Het is cruciaal om feedback niet te verwarren met sturen. Zuiver handelen is voor ons het allerbelangrijkste. Feedback is dan ook nooit op een persoon gericht, maar op het resultaat of uitvoering.
Bovendien: al zouden we kandidaten willen ‘preppen’, vroeg of laat komt dit als een boomerang terug. Wie niet de beste kandidaat is, is dat ook niet nadat hij grondig is voorbereid. Onze feedback is dan ook altijd gericht op het verbeteren van het niveau binnen de competenties en skills die een persoon al heeft. En de persoon die feedback krijgt, groeit op eigen kracht en besluit zelf op welke manier hij of zij de feedback omzet in een verbetering.
Tips over feedback geven
Wil je structureel aan de slag met het geven van feedback aan sollicitanten? Dan hebben we nog enkele tips:
- Kijk bij het geven van feedback ook naar het niveau van je gesprekspartner. Een junior met weinig werk- en sollicitatie-ervaring leert meer van positieve feedback. Een ervaren gesprekspartner mag best kritischer bejegend worden en meer opbouwende feedback ontvangen.
- Geef bij je gesprekspartner aan dat je feedback gaat geven en met welke bedoeling je dit doet. Vertel dat bepaalde dingen je zijn opgevallen en dat je deze feedback geeft, zodat iemand het bij een volgend sollicitatiegesprek beter of anders kan doen.
- Ben je benieuwd hoe je zelf functioneert tijdens sollicitatiegesprekken? Vraag de sollicitant ook om feedback. En doe dat als de procedure is afgerond, want als iemand nog in de race voor een baan is, krijg je op deze vraag mogelijk een sociaal gewenst antwoord.
- Betrek betrokkenen bij jouw voornemen om vaker feedback te geven aan sollicitanten of maak het een vast onderdeel van de procedure. Op die manier krijgt het een structurele plek in de organisatie en ontstaat er meer bewustwording. Wellicht helpt het ook collega’s om onderling vaker feedback te geven.
Liever persoonlijk contact?
Velden met een * zijn verplicht
